Behördengänge per Smartphone erledigen: Das Once-Only-Prinzip kommt

Mit dem Once-Only-Prinzip will der Staat Behördengänge für Bürger und Unternehmen vereinfachen. Die einmalige Angabe von Daten soll bald für viele verschiedene Verwaltungsdienstleistungen genügen. Benötigte Informationen tauschen die Ämter dazu untereinander aus. Wie steht es um die Umsetzung in Deutschland und Europa?

Für den Kita-Platz, für den Elterngeldantrag oder für die Autoummeldung: Immer wieder sind die gleichen Angaben zu Name, Anschrift und Geburtsdatum zu machen. Papier ist dafür auch 2018 noch Usus. Was das zeigt? Die digitalen Services der deutschen Verwaltung erfüllen heute kaum die Erwartungen von Bürgern und Unternehmen. Mit dem Once-Only-Prinzip, dem Einmaleingeben von Daten, soll das nun anders werden.

Was ist Once-Only?

Hinter dem Konzept Once-Only steht das Ziel, einfachere und transparentere Verwaltungsprozesse zu schaffen. Dabei müssen Unternehmen und Bürger ihre Daten nur einmal an die Verwaltung übermitteln. Wenn eine Behörde diese Informationen benötigt, werden die Daten innerhalb der Verwaltung ausgetauscht.

Once-Only soll Bürger entlasten und die Kommunikation mit den Behörden verbessern. Künftig ließen sich Amtsgänge einfach unterwegs auf dem Smartphone oder zuhause auf der Couch mit dem Laptop erledigen. Lange Warteschlangen und überfüllte Terminkalender in den Ämtern sollen der Vergangenheit angehören. Durch den direkten Datenaustausch können Bescheide schneller aus- und zustellt werden. Auch sind zusätzliche Services denkbar: etwa automatisierte Erinnerungen, wenn der Reisepass verlängert werden soll. Oder Empfehlungen für Kitas in der Nachbarschaft auf Basis der Kindergeld-Daten.

Mehr Effizienz und Transparenz für die Verwaltung

Once-Only bringt aber auch mehr Transparenz und Effizienz in den Verwaltungsbetrieb. Durch den medienbruchfeien Austausch von Daten können Bearbeitungsprozesse schneller und effizienter organisiert werden. So bleibt mehr Zeit, um zum Beispiel in einer persönlichen Beratung auf individuelle Belange von Bürgern und Unternehmen einzugehen. Zudem wird nachvollziehbar, welche Behörde welche Daten aus dem Bestand abgefragt hat. Da Once-Only nicht nur in Deutschland, sondern in ganz Europa umgesetzt wird, fallen Barrieren zwischen den Ländern weg und im europäischen Binnenmarkt entstehen neue Wachstumspotentiale.

Wegen Gesetz und föderaler Infrastruktur hinkt Deutschland hinterher

In Deutschland haben Bund, Länder und Kommunen Anfang des Jahres 2018 digitale Verwaltungsdienstleistungen definiert, die sie nun in einzelnen Paketen umsetzen. Das Ziel sind durchgängige digitale Prozesse über alle Behörden hinweg. Once-Only bildet dabei das funktionelle Gerüst.

Ob Ummeldung am neuen Wohnort oder Anmeldung eines Gewerbes – über 100 Services sollen ab dem Jahr 2022 digital angeboten werden. Das geschieht im Spannungsfeld zwischen Datenschutz, föderal organisierten Registern und einer technischen Infrastruktur, in die eine sichere und umfassende Plattform zum Austausch von Daten erst noch integriert werden muss.

„Die Hürden des deutschen Datenschutzes sind hoch.“

Dr. Johannes Ludewig, Vorsitzender des Nationalen Normenkontrollrats

„In Deutschland ist der gesetzliche Rahmen für Once-Only noch nicht bis ins Detail ausgereift“, stellte zuletzt Dr. Johannes Ludewig, Vorsitzender des Nationalen Normenkontrollrats auf dem Fachkongress Digitaler Staat 2018, fest. Er beklagte, dass die deutsche Verwaltung die Digitalisierung viel zu schnell in Rechtstexten diskutiere. Ludewig schlägt vor, Eckpunktpapiere zu entwickeln, die Denkkategorien und Diskussionsräume weiter fassen und so systemische Lösungsansätze ermöglichen.

„Die Vernetzung von Registern müssen wir weiter ausbauen, damit Once-Only auch funktioniert.“

Stefan Salz, Referatsgruppenleiter IT-Fachverfahren, Bundesverwaltungsamt

Damit Once-Only gelingt, müssen für Stefan Salz, IT-Verantwortlicher im Bundesverwaltungsamt, die Behörden kollaborieren. Bei neuen digitalen Verfahren entwickelt das Bundesverwaltungsamt Vorschläge gemeinsam mit anderen Bundesbehörden. Zudem sind gemeinsame Geschäftsstellen in Arbeit, um behördenübergreifende Prozesse in die Verwaltung zu integrieren.

Once-Only in europäischen Nachbarländern

Bei der Umsetzung von Once-Only sind andere EU-Staaten schon weiter. In den Niederlanden beispielsweise tauschen alle Behörden Daten untereinander aus. Einer der Vorreiter ist Estland. Unter www.eesti.ee stellt der Staat viele seiner Behörden-Services bereit. Ähnlich erfolgreich ist die norwegische Onlineplattform altinn.no. In Großbritannien laufen Meldungen zu Geburt und Tod automatisiert. Zudem sieht die Digitalstrategie vor, Verwaltungsdienstleistungen vorrangig digital zu erproben und agil zu implementieren.

Ein weiteres Beispiel stammt aus Österreich. Ab Sommer 2018 erprobt die Verwaltung die Betaphase des digitalen Babypoints und erspart frisch gebackenen Eltern den Gang zum Standesamt und lästigen Papierkram. Erblickt der Nachwuchs das Licht der Welt, erhalten die Eltern Kindergeld antragslos. Dabei informieren Mitarbeiter des Krankenhauses das Standesamt, das die Daten in einem zentralen Register erfasst. Von hier aus wandern diese automatisiert an die Finanzverwaltung. Sind alle Voraussetzungen für das Kindergeld erfüllt und liegt eine Kontoverbindung vor, wird das Kindergeld kurze Zeit später auf das Konto der Eltern überwiesen.

Das Once-Only-Prinzip: Potentiale für Bürger (Informationsquelle: IT-Planungsrat)

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Titelfoto: © oatawa/iStock
Foto Dr. Johannes Ludewig: © Bundesregierung/Steffen Kugler
Infografik: Inhalt © IT-Planungsrat / Gestaltung © BWI

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